Politique de protection des renseignements personnels
En conformité avec la Loi 25, Loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Québec et l’ajout de l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Loi »), la Commission de la mémoire franco-québécoise (ci-après « la Commission ») met en place une politique pour assurer la confidentialité des renseignements personnels (ci-après « la Politique »). La Politique s’applique à compter de son adoption par le conseil d’administration de la Commission, le 18 février 2025.
Aux fins de la présente politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d’identifier une personne.
La Commission privilégie l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois le consentement implicite pourrait être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne.
Renseignements personnels recueillis
La Commission peut recueillir des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fait que par des moyens licites et uniquement aux fins nécessaires à l’accomplissement de sa mission ou lorsque permis ou requis par la loi. Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre la Commission et une tierce partie.
Si des renseignements personnels sont transmis à l’Association
Si les tierces parties choisissent de transmettre volontairement de l’information personnelle, par courriel ou au moyen d’un formulaire électronique, la
Commission n’utilise que l’information nécessaire pour répondre au message reçu ou pour donner suite à la demande qui lui est faite. Les messages électroniques sont soumis aux mêmes mesures de confidentialité que le courrier postal. Les renseignements personnels transmis ne serviront d’aucune façon à colliger ou dresser des profils d’utilisateurs et ne seront pas communiqués, couplés, échangés ou transmis à un tiers à moins d’une contrainte légale, d’un consentement exprès ou d’une entente dûment approuvée selon la Loi. En conformité avec la Loi, s’il advenait que la Commission demande à ces tierces parties de fournir un renseignement personnel, les tierces parties seraient préalablement informés des éléments suivants :
- l’usage auquel ce renseignement est destiné;
- les catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
- le caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
- les conséquences d’un refus de répondre à la demande;
- les droits d’accès et de rectification des renseignements prévus à la Loi.
Protection des renseignements personnels recueillis
La Commission protège tous les renseignements personnels recueillis selon leur niveau de sensibilité. Les moyens mis en oeuvre peuvent impliquer un accès contrôlé aux informations aux seules personnes autorisées et la destruction des informations sensibles après leur utilisation. De manière générale, les données concernant les informations personnelles sont conservées au domicile du secrétaire général de la Commission ou celui du webmestre de la Commission.
Les différents types d’informations recueillies sont détaillés ci-dessous ainsi que les moyens de protection mis en oeuvre :
- Nom et coordonnées : Prénom et nom de famille, adresse courriel, adresse postale, numéro de téléphone personnel et autres données servant à communiquer avec les tierces parties. Ces données sont conservées au domicile du secrétaire général de la Commission ou celui du webmestre de la Commission.
- Justificatifs d’identité : Mots de passe, identifiant (ID), indices de mot de passe et autres renseignements de sécurité servant à identifier les tierces parties et à accéder à leur compte. Ces données sont conservées au domicile du secrétaire général de la Commission ou celui du webmestre de la Commission.
- Données de paiement : Données nécessaires au traitement des paiements des tierces parties, comme le numéro de l’instrument de paiement, le numéro de carte de crédit et le code de sécurité qui s’y rattache. Tous ces renseignements sont détruits dès que la transaction est approuvée.
- Résolution des problèmes et données d’aide : Données que les tierces parties fournissent lorsqu’ils communiquent avec la Commission pour obtenir de l’aide, notamment les produits qu’ils utilisent, et d’autres renseignements qui aident la Commission à résoudre les questions soulevées par les tierces parties.
Modalités d’accès et de contrôle des renseignements personnels
La Commission s’assure, dans la mesure du possible, que tous les renseignements personnels en sa possession sont exacts, actuels et complets pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les tierces parties ont le droit de demander d’accéder à leurs renseignements personnels aux fins de vérification et de demander une correction si ces derniers sont inexacts en contactant la personne dont les coordonnées sont fournies à la fin de la présente politique. Dans la mesure du possible, la Commission fournira un accès en temps opportun aux renseignements personnels de la tierce partie qui en fait la demande. Toutefois, par mesure de sécurité, il se peut que la Commission ait besoin de vérifier l’identité du requérant. Par ailleurs, il peut y avoir des circonstances où la Commission ne sera pas en mesure de répondre à une requête d’accès aux renseignements personnels par une tierce partie. Notamment, lorsque l’accès peut mener à la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation de ceux-ci ou lorsque des restrictions juridiques s’appliquent. Si une telle situation se présentait, la Commission avisera la tierce partie des raisons pour lesquelles la Commission n’est pas en mesure de lui donner accès. Si la demande concerne des renseignements apparaissant sur des pages Internet ou des plateformes de tierces parties, il est conseillé au membre de contacter directement ces tierces parties.
Émettre un commentaire ou déposer une plainte
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, les tierces parties sont invitées à communiquer avec la personne responsable de veiller au respect de la Politique, soit le secrétaire général de la Commission, à l’adresse courriel suivante : commissionfqlmc@gmail.com.
Matériel historique ou généalogique
Par ailleurs, les documents ou le site Web de la Commission peuvent contenir des renseignements personnels dans du matériel historique ou généalogique. À cet effet, la Commission invoque à l’égard de ce matériel l’exception de l’article 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1) concernant la collecte, la détention, l’utilisation, et la communication du matériel historique ou généalogique à des fins d’information légitime du public.
Personne responsable de l’application de la présente politique
La Commission désigne son secrétaire général pour l’application de la présente politique et comme responsable de la protection des renseignements personnels.
Adoptée par le Conseil d’administration de la Commission
18 février 2025